Administratie bewaren na overlijden: wat moet je weten?

Het overlijden van een dierbare brengt veel emoties met zich mee. Naast het verwerken van het verlies, komt er ook veel praktische zaken bij kijken. Eén van die zaken is het beheren van de administratie van de overledene. Maar hoelang moet je die eigenlijk bewaren? En wat mag je wegdoen? In deze blog bespreken we alles wat je moet weten over het bewaren van administratie na overlijden.

Waarom bewaren?

De administratie van een overledene kan om verschillende redenen belangrijk zijn. Zo kan het nodig zijn om:

De erfbelastingaangifte te doen
Schulden en tegoeden in kaart te brengen
De nalatenschap te verdelen
Inzicht te krijgen in de financiële situatie van de overledene

Wettelijke bewaartermijnen

In Nederland zijn er wettelijke bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. Voor de meeste administratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Dit geldt onder andere voor:

Bankafschriften
Loonstroken
Jaarrekeningen
Facturen
Belastingaangiftes

Na 7 jaar mag je deze documenten in principe vernietigen. Echter, het is altijd verstandig om te controleren of er geen specifieke regels zijn voor bepaalde documenten. Zo moet je bijvoorbeeld medische dossiers 15 jaar bewaren.

Let op: Dit zijn algemene richtlijnen. In sommige gevallen kan het nodig zijn om documenten langer te bewaren. Raadpleeg in geval van twijfel altijd een jurist of fiscalist.

Bewaartermijn voor erfgenamen

Voor erfgenamen is het belangrijk om de administratie van de overledene te bewaren totdat de nalatenschap is afgewikkeld. Dit kan betekenen dat je de administratie langer dan 7 jaar moet bewaren. De afwikkeling van een nalatenschap kan complex zijn en er kunnen onverwachte zaken naar voren komen. Het is dan belangrijk om de juiste documenten te hebben om je te kunnen verweren.

Documenten met emotionele waarde

Naast de wettelijke bewaartermijnen is het ook belangrijk om te kijken naar de emotionele waarde van documenten. Sommige documenten, zoals foto’s, brieven en dagboeken, hebben een grote emotionele waarde voor de nabestaanden. Deze documenten wil je wellicht bewaren, ongeacht de wettelijke bewaartermijn.

Tips voor het bewaren van administratie

Bewaar de administratie op een centrale plek, zodat je er gemakkelijk bij kunt.
Maak een kopie van de digitale administratie en bewaar deze op een externe harde schijf.
Maak een lijst van alle belangrijke documenten en bewaar deze lijst op een veilige plek.
Vernietig documenten die niet meer relevant zijn op een veilige manier.

Conclusie

Het bewaren van administratie na overlijden is een belangrijke taak. Er zijn verschillende factoren waar je rekening mee moet houden, zoals de wettelijke bewaartermijnen, de emotionele waarde van documenten en de afwikkeling van de nalatenschap. Door deze blog te lezen, heb je meer informatie over het bewaren van administratie na overlijden.