Een buitenevenement organiseren: Dit zijn de beste tips

Wil je voor je bedrijf of organisatie een buiten evenement organiseren dan moet er het nodige worden geregeld. Als het evenement niet op je eigen terrein plaatsvindt moet je ervoor zorgen dat je toestemming hebt van de gemeente. Vrijwel altijd is een vergunning nodig. Vraag deze tijdig aan, want de beslissing kan wel even op zich laten wachten. Geef bij het aanvragen van de vergunning zo duidelijk mogelijk aan om wat voor soort evenement het gaat, hoeveel mensen er ongeveer aanwezig zullen zijn en wat de begin- en eindtijd is. Hoe meer feiten je vermeldt, hoe kleiner de kans is dat de beslissing vertraging oploopt omdat er aanvullende vragen zijn.

Wat doet het weer?

In Nederland is het organiseren van een buitenevenement altijd een uitdaging. Want wat gaat het weer doen? Je moet de organisatie ruim van tevoren regelen, dat kan niet een paar dagen van tevoren. Het is dus altijd zaak om rekening te houden met minder goed weer. Je kunt het zekere voor het onzekere nemen door één of meer stretchtenten te bestellen. Die kun je op het terrein opzetten zodat de aanwezigen in ieder geval droog staan. Zeker als je bijvoorbeeld een artiest wilt laten optreden is het zaak om voor overkapping te zorgen. De geluidsapparatuur en eventuele instrumenten moeten immers wel droog blijven om kortsluiting en schade te voorkomen.

Inventariseer het aantal aanwezigen

Als het om een feest met genodigden gaat dan is het handig als je weet wie wel en niet op de uitnodiging ingaan. Als het een ‘inloop’ evenement is dan moet je er rekening mee houden dat er wellicht meer mensen op af komen als het weer gunstig is. Als er catering aanwezig is dan is het natuurlijk sowieso handig als je weet met hoeveel mensen rekening moet worden gehouden. Maar ook als je een tent bestelt bij Qtents moet duidelijk zijn aan hoeveel mensen onderdak moet worden geboden. Mensen mogen in de tent niet te dicht op elkaar staan. Als er paniek ontstaat door een onverwachte gebeurtenis moet iedereen snel en zonder problemen naar buiten kunnen. Een stretchtent is daarvoor wel ideaal, want je kunt zonder problemen meerdere uitgangen creëren.

Het programma voor het evenement

Probeer het programma zo op te stellen dat voor alle onderdelen genoeg aandacht is. Wil je bijvoorbeeld een productpresentatie organiseren dan is het zaak om deze te plannen tussen twee onderdelen op de agenda die veel aandacht zullen trekken, bijvoorbeeld een optreden van een artiest. Maak het programma tijdig bekend zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten. Als het om het jubileum van de zaak gaat is het zaak om je af te vragen of je alleen het personeel uitnodigt of ook de partners. Daarnaast moet duidelijk zijn of klanten en zakenrelaties welkom zijn. Op die manier kun je ook een goede inschatting maken van het aantal personen waarmee je rekening moet houden.