Effectief vergaderen: 3x tips

Vergaderen: het gaat de een beter af dan de ander. Binnen het bedrijfsleven spendeer je behoorlijk wat tijd aan overleg en vergaderingen. Ondanks dat er veel waarde gehecht wordt aan al dat vergaderen, heeft onderzoek aangetoond dat 43% vindt dat ten minste de helft van de vergaderingen wel geschrapt zou kunnen worden, omdat er irrelevante onderwerpen aan bod komen. Om dit probleem tegen te gaan is het belangrijk om effectiever te vergaderen. Kies voor zaalverhuur vergadering om de vergadering al interessanter en inspirerender te maken en zorg voor de juiste benodigdheden om een effectieve vergadering te houden. In dit artikel lees je meer over hoe je een vergadering effectief kunt maken.

Goede voorbereiding is het halve werk

Het is misschien voor de hand liggend: maar een goede voorbereiding scheelt al een hoop. Hoewel dit een veelgenoemd punt is, gaat er toch vaak het nodige fout in de voorbereiding. Begin met het opstellen van een voorstel en zorg altijd dat je een duidelijk vraagstuk hebt voor de meeting. Stuur ook van tevoren informatie rond die relevant is voor de vergadering en bedruk hierbij dat het belangrijk is dat iedereen dit goed doorneemt. Doordat iedereen goed ingelezen is voorafgaand aan de vergadering, kun je direct ter zake komen. Dit scheelt een hoop tijd en onnodige vragen. Zorg er ook voor dat je een transparante agenda hebt, waar iedereen in kan zetten wat diegene wil bespreken. Zo weet iedereen wat er gaande is en hoe ze zich kunnen voorbereiden voor de meeting. Zorg er als laatste voor dat iedereen weet waar de vergadering plaats gaat vinden: op het bedrijf zelf of bijvoorbeeld in een van de vergaderzalen van de Ruwenberg. Zo hoef je niet onnodig te wachten op mensen die de locatie niet kunnen vinden.

Houd de besluiten bij

Tip twee is om alle besluiten goed bij te houden. Uiteindelijk is het vormen van besluiten de belangrijkste drijfveer van een vergadering. Door een logboek bij te houden en hier de notulen in te zetten, weet je zeker dat de genomen besluiten voor iedereen overzichtelijk zijn. Ook degene die niet aanwezig waren bij de vergadering moeten de notulen makkelijk in kunnen zien. Het is verstandig om een notulist aan te stellen. Kies iemand die snel van begrip is, de onderwerpen en bijbehorende beslissingen kort maar duidelijk kan samenvatten en daarbij snel kan typen, zodat de belangrijkste punten goed op papier gezet worden. Dat voorkomt verwarring bij het teruglezen van de notulen.

Evalueer na iedere vergadering

De laatste tip is om te evalueren na de vergadering. Door middel van goede feedback kun je je verbeteren, waardoor je meetings interessanter en concreter kunt houden. Het kost weinig extra tijd en het kan enorm helpen in het verbeteren van de kwaliteit van de vergadering. Vooral de punten effectiviteit, participatie en inbreng zijn belangrijke punten om op te focussen. Zo kun je samen met jouw team verbeteren.