Ontdek 5 krachtige elementen van een online planbord

Iedereen kent het fenomeen agenda. Voor één persoon is dit soms al een uitdaging. Stel je eens voor dat je wilt plannen voor vijftien, zeventig of tweehonderd collega’s. Dan is plannen zonder het juiste gereedschap een bijna onmogelijke opgave. In deze blog bekijken we vijf krachten van een online planbord en wat deze tool aan jouw organisatie kan leveren. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

1. Een online planbord zorgt voor overzicht

Een agenda werkt goed voor vijf collega’s, maar bij meer collega’s verlies je overzicht en controle over projectplanning.

Een online planbord ordent tijd in kolommen en medewerkers in rijen, waardoor je snel ziet wie waarmee bezig is, beschikbare middelen en planningsruimte. Traditionele planborden zijn nog steeds verkrijgbaar bij winkels als Staples.

Online planborden moderniseren het klassieke bord met digitale technologie, wat snel aanpassen mogelijk maakt voor projectgerichte bedrijven. Veranderingen in de planning, zoals gewijzigde afspraken of zieke medewerkers, update je eenvoudig door blokjes te verslepen. De software synchroniseert wijzigingen direct met de agenda of app van medewerkers, wat bedrijfsprocessen stroomlijnt en automatiseert.

2. Geen beperkingen meer door schaalbaarheid

Net als levende organismen groeien bedrijven in voorspoed en krimpen ze in tegenspoed. Een online planbord past zich hieraan aan door zijn schaalbaarheid, zonder beperkingen in tijd of aantal werknemers. Je kunt flexibel periodes en specifieke medewerkers vaardigheden bekijken.

Hoewel eerdere resultaten geen toekomstige prestaties garanderen, is het bijhouden van historie essentieel. Online planborden behouden deze data, wat het mogelijk maakt om trends te analyseren en informatie op te halen.

Figuur 1: Geen beperkingen

Stel je voor, jouw bedrijf heeft in het voorjaar een piek in werkzaamheden en heeft dan meer personeel nodig dan in andere seizoenen. Vele bedrijven gokken op deze fluctuaties. Maar hoe bepaal je de juiste personeelsbezetting zonder verlies door overbezetting? Een online planbord kan uitkomst bieden. Dit helpt je een geschiedenis van werkpatronen op te bouwen, waardoor je personeelsbeslissingen op feiten kunt baseren. Met deze data zorg je voor een optimale bezetting: flexibel genoeg voor drukke periodes en efficiënt genoeg om overbodige uitgaven te vermijden.

3. Betere uitvoering van projecten door effectiviteit planbord

Een effectief online planbord biedt twee perspectieven: één toont de beschikbaarheid van medewerkers en de andere laat de voortgang van projecten en bijbehorende taken zien. Zo kun je direct herkennen wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten.

Figuur 2: Verloop van het project inzichtelijk

Met een online planbord verbeter je het beheer en de uitvoering van projecten, voltooi je projecten sneller en verminder je fouten. Zodra een medewerker onverwacht uitvalt, pas je de planning aan, wat een lacune in het project oplevert. Dit wordt onmiddellijk zichtbaar op het planbord, zodat je snel een beschikbare collega kunt inzetten om de leemte op te vullen.

4. Centrale bron van informatie: terug naar één waarheid

Het belangrijkste voordeel van online digitaal plannen is de centrale bron van informatie: één project- en capaciteitsplanning voor iedereen. Traditionele fysieke planborden vereisen meer inspanning en met systemen zoals Excel kan vaak slechts één persoon tegelijk de planning bewerken. Wijzigingen communiceren verliep via bellen, sms’en, e-mailen of handmatige aanpassingen, met de hoop dat deze opgemerkt worden.

Online planborden besparen tijd in communicatie: wijzigingen worden automatisch voor alle betrokkenen bijgewerkt, waardoor fouten en verloren uren worden voorkomen.

De online toegankelijkheid maakt samenwerking tussen verschillende locaties makkelijker, de planning is steeds actueel voor iedereen, zonder complexe installatie of onderhoud van IT-infrastructuur.

5. Drag and drop maakt gebruik planbord intuitief

Het concept van ‘sleuren en pleuren’ maakt online planborden intuïtief: je plant taken en personeel door ze te slepen, vergelijkbaar met fysieke planborden, maar dan met het gemak van digitale tools.

Figuur 3: Sleur en pleur

Wanneer je organisatie overstapt van een fysiek naar een online planbord, kunnen we op basis van onze ervaring garanderen dat ze de overstap snel zullen beheersen.

Conclusie

Een online planbord biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven. Het verbetert de organisatie en projectbeheer door intuïtieve, aanpasbare weergaven van medewerkers en projectne. Het faciliteert snelle aanpassingen aan veranderende omstandigheden. Door zijn schaalbaarheid is het geschikt voor bedrijven van elke omvang, past het zich aan aan groei of krimp, en maakt het historische data-analyse mogelijk voor strategische besluitvorming. 

Het verhoogt de effectiviteit van projectuitvoering door duidelijke verantwoordelijkheid toewijzing en snelle reactie op uitval van medewerkers. De centrale, digitale informatiebron elimineert communicatieproblemen, bevordert samenwerking en bespaart tijd. Tot slot maakt de ‘drag-and-drop’-functionaliteit het gebruiksgemak en de overgang van traditionele naar digitale planning eenvoudig.