Tips om de financiële administratie makkelijker te maken

Als ondernemer ben je soms veel tijd kwijt aan je financiële administratie, vooral aan het einde van elk kwartaal. Hoe kun je als ondernemer deze administratie eenvoudiger en efficiënter beheren? Het kan een overweldigende taak zijn en vaak wordt deze taak uitbesteed of gedaan door een werknemer in dienst te nemen. Het is belangrijk dat je verstand hebt van financiën zodat je de administratie op een goede manier kan bijhouden. Gelukkig zijn er meerdere strategieën en hulpmiddelen om dit gemakkelijker en efficiënter te doen. Zo heb je meer tijd over voor de andere belangrijke taken in je bedrijf. Hier zijn vijf tips die jou kunnen helpen met je financiële administratie.

1. Gebruik boekhoudsoftware

Een van de meest effectieve en makkelijke manieren om je financiële administratie te vereenvoudigen, is door gebruik te maken van boekhoudsoftware. Dit zijn programma’s zoals Quickbooks, Xero of FreshBooks waarin je je inkomsten en uitgaven eenvoudig kan bijhouden. Je kan ook facturen en financiële rapporten genereren. Door je bonnen en facturen te digitaliseren en op te slaan met het gebruik van scan-en-herken software kan je alles op één plek verzamelen. Op die manier kan je nooit meer bepaalde uitgaven vergeten en klopt je boekhouding. De software zorgt er ook voor dat je veel minder tijd kwijt bent aan administratieve taken. Dit verkleint ook de kans op fouten.

2. Automatiseer betalingen en facturering

Door betalingen en factureringen te automatiseren kan je veel tijd besparen. Stel automatische betalingen in voor rekeningen en gebruik boekhoudsoftware om periodieke facturering in te stellen voor herhaalde klanten. Hierdoor krijgen je klanten op tijd jouw facturen en krijg je op tijd je betalingen binnen. Zo hoef je als ondernemer minder tijd te besteden aan administratieve taken. Krijg je ook nog bonnen of facturen op papier? Scan ze dan in en gebruik de scan-en-herken software om al je uitgaven bij elkaar te verzamelen.

3. Scheid zakelijke en persoonlijke financiën

Het is erg belangrijk om je zakelijke en persoonlijke financiën te scheiden en te voorkomen dat je in de war raakt over de uitgaven. Je administratie wordt gemakkelijker als je precies weet wat er binnenkomt en uitgaat in beide financiën. Open daarom twee aparte bankrekeningen en creditcards voor je bedrijf. Vermijd het gebruik van zakelijke financiën voor persoonlijke uitgaven. Op die manier maak je de administratieve taken als ondernemer een stukje makkelijker.

4. Stel een vast administratieschema in

Door een consistent schema te maken voor je administratieve taken zorg je ervoor dat je op een effectieve manier deze taken kan uitvoeren. Plan daarom een vaste tijd of dag in je agenda voor je administratie en houd je ook vast aan dit schema. Of het nu gaat om een wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse dag, een routine helpt je om bij te blijven en te voorkomen dat de administratie zich opstapelt.

5. Huur een boekhouder in

Heb je veel administratieve taken of wil je deze liever niet zelf uitvoeren? Overweeg dan om een boekhouder in te huren. Zo hoef je niet iemand aan te nemen in je bedrijf maar kan je het uitbesteden. Een professionele boekhouder kan jou helpen bij complexe financiële taken, ze zorgen voor de naleving van belastingwetten en geven je waardevol advies over je administratie.