Wat komt er kijken bij het fulfilmentproces van een webshop?

Een van de belangrijkste taken bij het runnen van een webshop, is fulfilment. Het fulfilmentproces van een webshop omvat alle stappen die nodig zijn om bestellingen van klanten te ontvangen, verwerken en bezorgen. De kwaliteit en efficiëntie van dit proces is cruciaal voor het succes van een e-commercebedrijf, omdat het rechtstreeks van invloed is op de tevredenheid en loyaliteit van klanten. Voordat je dus overweegt om je eigen webshop te gaan starten, is het wellicht goed om een beeld te krijgen van wat er alleen maar bij het fulfilmentproces van een webshop komt kijken. Gelukkig is het ook mogelijk om je fulfilment geheel uit te besteden aan een externe, gespecialiseerde partij.

Orders ontvangen

Het ontvangen van orders klinkt als iets simpels, maar er zit een heel administratief proces aan vast. Zodra een klant een bestelling plaatst, moet jij of het systeem dat je ervoor gebruikt de orderdetails verifiëren, inclusief betalingsbevestiging en beschikbaarheid van de producten. De bestelling zelf moet worden geregistreerd in het orderbeheersysteem, waarbij je alle relevante gegevens moet opslaan, zoals klantinformatie, productdetails en verzendinformatie.

Orders picken

Vervolgens moet een order verzameld worden. Doorgaans zorgt het systeem voor een picklijst. Als je een magazijn met een duidelijk systeem hebt, kan op de picklijst ook de locatie van de producten in het magazijn aangegeven worden. Met de picklijst in de hand kunnen de benodigde producten uit de voorraad gehaald worden, handmatig of met behulp van technologie zoals pick-to-light systemen. Vervolgens is het nog zaak om de producten te controleren om ervoor te zorgen dat ze onbeschadigd en correct zijn voordat ze worden verpakt.

Orders verpakken

Als de producten in orde zijn, moeten ze in het juiste verpakkingsmateriaal ingepakt worden. Dit materiaal moet uiteraard altijd op voorraad zijn, of het nu dozen zijn of bubbeltjesplastic is. Eventueel moet vulmateriaal worden bijgevoegd voor extra bescherming. De verpakking moet stevig afgesloten worden. Vervolgens moet er een verzendlabel gemaakt worden met de adresgegevens van de klant en de trackinginformatie.

Verzending van orders

De laatste stap om de bestelling naar de klant te krijgen, is uiteraard de verzending. Bepaal als deze niet door de klant zelf al gekozen is de beste verzendoptie op basis van de bestemming, snelheid en kosten. Dit kan variëren van standaard postdiensten tot koeriersdiensten en same-day delivery opties. Hiervoor moeten samenwerkingen met betrouwbare vervoerders gesmeed zijn. Zorg er bij verzending ook voor dat de zending wordt voorzien van een trackingnummer dat aan de klant wordt doorgegeven, zodat ze hun pakket kunnen volgen.

Retouren en ruilen

Dan bestaat er ook nog het risico dat je zendingen terugkomen om geretourneerd of geruild te worden. Om dit in goede banen te leiden, is een duidelijk retourbeleid dat gemakkelijk te begrijpen is voor klanten van groot belang, plus duidelijke instructies voor het retourneren of ruilen van producten. Ontvang geretourneerde producten, controleer ze op schade, en beslis of ze opnieuw verkocht kunnen worden of dat ze gerepareerd of afgevoerd moeten worden. Vervolgens moeten terugbetalingen of de verzending van vervangende producten zo snel mogelijk afgehandeld worden om de klanttevredenheid te waarborgen.

Of het onderdeel uitmaakt van het fulfilmentproces is iets waarover te discussiëren valt, maar voorraadbeheer is natuurlijk ook een belangrijke zaak. Zonder voorraad kun je immers ook geen producten verkopen, inpakken of verzenden. Daarom zijn regelmatige tellingen noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de voorraadniveaus up-to-date zijn. Producten die op aan het raken zijn, moeten bijbesteld worden. Zo kun je je handen aardig vol hebben aan het draaiende houden van een webshop, en dan hebben we het nog niet eens over marketing en websiteonderhoud gehad.